Analista de Titulación y Gestión Documental

Acerca del puesto

Gestionar de manera precisa y oportuna los procesos de titulación, desde la recepción y revisión de requisitos hasta la integración del expediente, la preparación de documentos, el seguimiento de legalizaciones o apostillas y la coordinación de envíos. La persona deberá asegurar el cumplimiento de los procedimientos institucionales y mantener una comunicación clara, respetuosa y firme con los estudiantes.

Responsabilidades principales

• Recibir, revisar, organizar y actualizar los expedientes de los estudiantes que solicitan iniciar su proceso de titulación.
• Verificar el cumplimiento de requisitos académicos, financieros y documentales antes de autorizar el avance de cada caso.
• Confirmar paz y salvo académico y financiero, modalidad de grado, opción de titulación, pagos, formatos firmados, fotografías y documentos personales o académicos.
• Detectar documentos incompletos, ilegibles, vencidos o con inconsistencias y solicitar correcciones, dando seguimiento a los requisitos pendientes.
• Preparar y revisar la información utilizada para emitir diplomas, certificados, constancias y demás documentos académicos.
• Dar seguimiento a procesos de autenticación, legalización, apostilla, impresión y envío de documentos físicos o digitales.
• Responder consultas mediante los canales institucionales autorizados, explicando requisitos, etapas, tiempos y alcances del proceso.
• Mantener actualizadas las bases de datos, checklists, reportes y controles internos del área.

Perfil requerido

• Formación técnica, tecnológica o profesional en Administración, Gestión Educativa, Derecho, Archivística, Contabilidad, Gestión Documental o áreas afines.
• Mínimo dos años de experiencia en funciones administrativas, académicas, documentales o de servicio al cliente.
• Experiencia en revisión, organización y seguimiento de expedientes y bases de datos.
• Educación mínima: Universidad o carrera tecnológica.

Habilidades requeridas

• Capacidad de análisis.
• Orientación al detalle.
• Trabajo bajo presión.
• Base de datos.
• Gestión documental.