Asistente de Vicepresidencia Jurídica / Secretaría General

Acerca del puesto

Se busca un profesional para brindar soporte administrativo, logístico y de gestión a la Vicepresidencia Jurídica y Secretaría General, garantizando el correcto funcionamiento de sus actividades y facilitando la toma de decisiones estratégicas. El rol implica coordinación de agenda, gestión documental y apoyo en la organización de reuniones de la Junta Directiva.

Responsabilidades principales

• Coordinar la agenda del Vicepresidente, gestionando espacios, resolviendo conflictos de programación, informando cambios y confirmando asistencia.
• Gestionar y dar seguimiento a la correspondencia interna y externa, tanto física como digital, asegurando respuestas oportunas.
• Mantener actualizado el archivo físico y digital de la Vicepresidencia, organizando la documentación según los canales establecidos.
• Atender y canalizar las solicitudes dirigidas a la Vicepresidencia, validando la información para el Vicepresidente o los departamentos correspondientes.
• Coordinar las reuniones de la Junta Directiva, gestionando convocatorias, confirmando asistencia, organizando logística y enviando recordatorios.
• Consolidar y poner a disposición de los miembros de la Junta Directiva y comités la información requerida, verificando completitud y consistencia.
• Gestionar la recolección de firmas del Presidente, Secretario y responsables en actas y documentos, controlando versiones y asegurando su custodia.
• Mantener un repositorio seguro y ordenado de presentaciones, actas, acuerdos de confidencialidad y demás documentos, administrando permisos de acceso.

Perfil requerido

• Capacidad para gestionar agendas complejas y resolver conflictos de programación.
• Experiencia en manejo de correspondencia y gestión documental tanto física como digital.
• Organización y atención al detalle para mantener archivos actualizados y accesibles.
• Habilidad para coordinar reuniones de alto nivel, incluyendo logística y comunicación con participantes.
• Competencia en consolidar información de distintas áreas y presentarla de forma clara y ordenada.
• Responsabilidad en la gestión de firmas y custodia de documentos oficiales.
• Conocimiento de normas de confidencialidad y control de acceso a información sensible.

Habilidades requeridas