Asistente Administrativo de Proyecto

Acerca del puesto

Brinda apoyo administrativo integral a nivel nacional en los programas y proyectos de la Organización Internacional para las Migraciones, garantizando el cumplimiento de procesos y la correcta gestión documental.

Responsabilidades principales

• Apoyar todas las actividades administrativas del programa/proyecto a nivel nacional.
• Elaborar y tramitar solicitudes de contratación, compras, transporte, viajes, viáticos, pagos, contratos y prórrogas.
• Coordinar con unidades de apoyo el seguimiento de trámites en proceso.
• Recopilar y consolidar informes periódicos y finales.
• Guiar a contratistas y entidades en la presentación de solicitudes de pago, certificados e informes según los procedimientos de la OIM.
• Verificar servicios y asegurar que las ejecuciones presupuestales cuenten con la documentación legal requerida.
• Mantener actualizados archivos, registros, bases de datos e inventarios del proyecto.
• Elaborar presentaciones, organizar reuniones y eventos, y gestionar correspondencia.
• Participar en reuniones de comités internos relacionados con el proyecto.

Perfil requerido

• Bachiller con tres años de experiencia relevante o título universitario en Administración de Empresas o afines con al menos un año de experiencia.
• Experiencia en procesos administrativos de la OIM, manejo de sistemas ERP (SAP), PRIMA y Wave, y seguimiento de órdenes de compra.
• Dominio de MS Excel y aplicaciones de Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook); conocimientos de procesos de compras y seguimiento presupuestario.
• Fluidez en español (oral y escrito); nivel de inglés A1 deseable.

Habilidades requeridas

• SAP
• PRIMA
• Wave
• MS Excel
• Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook)
• Sistemas ERP
• Gestión de bases de datos
• Seguimiento presupuestario